Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und Dokumentenmanagement - Lösung mit DMS Software

Digitale Akte im Wohnungsbau und –Verwaltung – Erfahrungen der AS Wohnbau

Der Mieter kündigt seine Wohnung und besteht darauf, dass sämtliche personenbezogene Daten vom Vermieter gelöscht werden sollen. Für einen Vermieter mit wenigen Wohnparteien ist dies kein Problem, bei einem Unternehmen mit mehr als 450 vermieteten Wohnungen darunter Gewerbe-, Wohnobjekte und Bauplätze wird die Verwaltung der Massen an Daten jedoch problematisch. Diesem Problem sah sich die as-Wohnbau GmbH aus Albstadt gegenüber. Die as-Wohnbau GmbH vermietet, verkauft, saniert und verwaltet über 450 Wohnungen im Kreis Albstadt (Baden-Württemberg) und bietet darüber hinaus zahlreiche Dienstleistungen zu den Themen Bauen und Wohnen in Albstadt.  

 As-Wohnbau-GmbH-Referenzbericht

Digitale Akte für rechtssichere Verwaltung von Mieterdaten

Bei einer solch enormen Menge an Mieterdaten verliert man schnell den Überblick. Auch in der Wohnungsbaubranche nimmt die Datenflut stetig zu. Dieser Umstand erschwert die manuelle und physische Aktenverwaltung in Form von Papierdokumenten und Ordnern. Hinzu kommt die gesetzliche Forderung nach mehr Datensicherheit von personenbezogenen Daten, welche durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geregelt und mit der europäischen Normierung (EU-DSGVO) 2018 verschärft wird. Um der DSGVO gerecht zu werden, müssen einer Privatperson alle personenbezogenen Daten unverzüglich, lückenlos und transparent aufgelistet und gegebenenfalls gelöscht werden. Aus diesem Grund entschied sich die as-Wohnbau GmbH für die digitale Akte mit dem Dokumentenmanagement System von M-Files. 

 

Die digitale Akte garantiert DSGVO-Konformität

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Die geschilderte Problematik betrifft jedes Unternehmen mit personenbezogenen Daten dazu zählen Kunden-, Lieferantenakten etc.  Am Beispiel von as-Wohnbau ist das Vernichten von Mieterdaten in manueller Form, d.h. alle Mieterdaten (Dokumente wie Nebenkostenabrechnungen, Mietverträge, Korrespondenz etc.) finden, aussortieren und vernichten zeitaufwändig und fehlerhaft, werden hier Dokumente vergessen kann der Mieter rechtliche Ansprüche geltend machen. Ähnlich verhält es sich bei der Bereitstellung von Daten. Bei der Erhebung personenbezogener Daten sind Zeitpunkt, Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen, Zwecke und Rechtsgrundlage der Erhebung und Dauer der Datenspeicherung transparent gegenüber der zu erhebenden Person zu gestalten. 

„Mit der manuellen Verwaltung der Mieterdaten kann die DSGVO nur mit sehr großer Sorgfalt und Zeitaufwand erfüllt werden. Fordert ein ehemaliger Mieter die Löschung seiner Daten, wie kann man dann sicher sein, dass auch alles vernichtet wurde, da die Informationen meist sehr fragmentiert in Leitz-Ordnern, Mail-Fächern oder Netzwerkordnern liegen? In diesen Fällen gehe ich nur ungern ein Risiko ein. M-Files erleichtert die Arbeit um ein vielfaches, sichert uns gleichzeitig eine DSGVO-Konformität und revisionssichere Archivierung“.  Sagt Stefan Broch, Leitung Hausverwaltung Baulandverkäufe, Hausverkäufe, Sanierungsträgerschaft.

 

Digitale Akte mit M-Files

Mit M-Files werden Mieterakten digital und revisionssicher verwaltet. So werden Dokumente schneller gefunden, Verfahrensdokumentation transparenter gestaltet und bei der Forderung der Löschung lückenlos vernichtet. M-Files unterstützt die DSGVO-konforme Aktenverwaltung und bewahrt Sie vor nicht unerheblichen Strafen bei Missachtung dieser Grundverordnung.  

„Die DSGVO tritt 2018 in Kraft, d.h. bis zum 25. Mai 2018 haben Unternehmen die Möglichkeit, die Rahmenbedingungen der DSGVO-Konformität zu erfüllen“, mahnt Christopher Schaffert, Leiter Business Solutions bei fido. „AS-Wohnbau profitiert nicht nur von der DSGVO-konformen Aktenverwaltung mit M-Files, sondern auch von der digitalen Akte und der digitalen Rechnungsverarbeitung und deren Chancen in ihrem Tätigkeitsfeld.“ 

Ein weiterer Pluspunkt von M-Files ist die elektronische Rechnungsverarbeitung. Die manuelle Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist zeitaufwändig und intransparent. Es war ein weiteres Anliegen der as-Wohnbau GmbH, diesen Prozess zu digitalisieren und zu automatisieren. Mithilfe von M-Files wird nun der Eingangsrechnungs- und Ausgangsrechnungsprozess durch Rechnungsworkflows automatisiert gestaltet. Insbesondere in der Immobilienbranche kann viel Geld durch eine digitale Rechnungsverarbeitung gespart werden, laut Studien bis zu 60%. 

Digitale-Rechnungsverarbeitung

 

Warum entschied sich die as-Wohnbau GmbH für fido und M-Files? 

Die as-Wohnbau GmbH war überzeugt den Schritt in die Digitalisierung zu gehen, die geeignete Lösung für Ihre Anforderungen musste noch gefunden werden. Vorab wurden Optimierungspotenziale im Unternehmen erörtert und besprochen und typische Fragen beantwortet, wie: In welchen Bereichen eignet sich die Digitalisierung von Prozessen? Wo entsteht ein großer Aufwand der papierbasierten Dokumentenverwaltung? Wie kann man die tägliche Arbeit mit Dokumenten vereinfachen? Welche gesetzlichen Hürden sind hierbei zu überwinden? Die Wahl fiel schließlich auf die ECM Software M-Files. 

„Wir fühlten uns in Bezug auf unsere Anliegen von fido verstanden. Am Ende der Gespräche wussten wir genau, was wir umsetzen und wie wir in Zukunft arbeiten wollen“. So Stefan Broch. 

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